Przed przystąpieniem do przetargu, zamawiający musi przeprowadzić kilka działań przygotowawczych:
 

A. Określenie przedmiotu zamówienia

Zamawiający dokładnie definiuje, co chce zamówić (dostawy, usługi lub roboty budowlane). Ważne jest, aby przedmiot zamówienia został opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, aby wykonawcy mogli przygotować swoje oferty.

Zamawiający musi także określić, jakie warunki muszą spełniać oferowane produkty, usługi lub roboty.
 

B. Oszacowanie wartości zamówienia

Zamawiający dokonuje oszacowania wartości zamówienia w celu określenia, czy musi stosować pełne procedury zgodnie z ustawą PZP. W większości przypadków, jeśli wartość przekracza 130 000 zł, zamówienie musi zostać przeprowadzone zgodnie z przepisami PZP.
 

C . Wybór trybu zamówienia

Najczęściej stosowanym trybem jest przetarg nieograniczony, ale zamawiający może wybrać inny tryb, np. przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, czy dialog konkurencyjny, w zależności od specyfiki zamówienia.

Tryb zamówienia wybierany jest na podstawie wartości zamówienia oraz rodzaju przedmiotu zamówienia.
 

D . Przygotowanie dokumentacji przetargowej

Kluczowym dokumentem jest Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ), która zawiera m.in. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert, termin realizacji oraz warunki umowy.

Zamawiający przygotowuje również ogłoszenie o zamówieniu, które zostanie opublikowane w odpowiednim miejscu (np. Biuletyn Zamówień Publicznych, Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej w przypadku zamówień unijnych).

Skorzystaj z załączonej formatki 
Uzupełnienie danych przyspieszy realizację zgłoszeń dla punktów poboru energii elektrycznej (PPE), które zostały wskazane w procesie przetargowym.

 
Pobierz formatkę

A . Publikacja ogłoszenia

Ogłoszenie jest publikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych lub w przypadku zamówień przekraczających progi unijne, w systemie TED (Tenders Electronic Daily).

Ogłoszenie zawiera m.in. informacje o przedmiocie zamówienia, terminie składania ofert, wymaganiach wobec wykonawców oraz kryteriach oceny ofert.

A . Odbiór dokumentacji przetargowej

Zainteresowani wykonawcy mogą pobrać lub otrzymać specyfikację warunków zamówienia (SWZ), która szczegółowo opisuje wymogi zamawiającego.
 

B . Zapytania do SWZ

Wykonawcy mogą zgłaszać pytania do SWZ, a zamawiający ma obowiązek udzielić odpowiedzi na piśmie oraz udostępnić je wszystkim zainteresowanym, aby każdy oferent miał równy dostęp do informacji.
 

C . Składanie ofert

Wykonawcy składają swoje oferty zgodnie z wymaganiami zawartymi w SWZ. W ofertach muszą przedstawić m.in. cenę, harmonogram realizacji, gwarancje oraz wszelkie inne informacje wymagane przez zamawiającego.

Oferty muszą być złożone w określonym terminie, zwykle w formie elektronicznej przez Platformę e-Zamówienia.

A . Publiczne otwarcie ofert

W ustalonym terminie zamawiający dokonuje otwarcia ofert. Otwarcie odbywa się publicznie, a wykonawcy mogą uczestniczyć w tej procedurze. Podczas otwarcia zamawiający ogłasza nazwę wykonawcy oraz cenę zaproponowaną w każdej z ofert.
 

B . Informacja o ofertach

Zamawiający ogłasza wyniki otwarcia ofert, czyli informację o wszystkich wykonawcach, którzy złożyli oferty, oraz cenach zaproponowanych w tych ofertach.

A . Weryfikacja formalna

Zamawiający sprawdza, czy oferty są zgodne z wymaganiami formalnymi (np. kompletność dokumentów, spełnienie warunków udziału w postępowaniu). Oferty, które nie spełniają wymagań, mogą zostać odrzucone.
 

B . Ocena merytoryczna

Zamawiający ocenia oferty na podstawie określonych w SWZ kryteriów, takich jak cena, termin realizacji, gwarancje, jakość, doświadczenie wykonawcy. W praktyce cena jest najczęściej najważniejszym kryterium, ale mogą być także stosowane inne kryteria oceny.
 

C . Wybór najkorzystniejszej oferty

Po wykonaniu oceny zamawiający wybiera ofertę, która uzyskała najwyższą liczbę punktów według przyjętych kryteriów oceny. Wybór oferty powinien być uzasadniony i zgodny z procedurą.

A . Ogłoszenie wyników postępowania

Zamawiający informuje wszystkich wykonawców o wyniku postępowania, podając firmę wybranego wykonawcy oraz szczegółowe uzasadnienie wyboru.
 

B . Czas na złożenie odwołań

Wykonawcy, którzy czują się pokrzywdzeni decyzją zamawiającego, mogą złożyć odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO). Mają na to zazwyczaj 10 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o wyborze oferty.

A . Podpisanie umowy

Po zakończeniu okresu na odwołania (jeśli nie złożono odwołania lub po jego rozpatrzeniu) zamawiający podpisuje umowę z wybranym wykonawcą.

Umowa musi być zgodna z warunkami zawartymi w SWZ oraz ofercie złożonej przez wykonawcę. Wszelkie zmiany w umowie są możliwe tylko w ściśle określonych przypadkach, zgodnie z przepisami PZP.

A . Wykonanie umowy

Wykonawca realizuje zamówienie zgodnie z warunkami zawartymi w umowie.

Zamawiający kontroluje postęp realizacji zamówienia, w tym jakość dostarczanych towarów, usług lub robót budowlanych.
 

B . Odbiór zamówienia i rozliczenie

Po zakończeniu realizacji zamówienia zamawiający dokonuje odbioru prac, usług lub dostaw oraz rozlicza się z wykonawcą zgodnie z warunkami.